Wir machen es EINFACH

Es war einmal…

…ein junges Fräulein namens Missy.

Missy hatte eine Anstellung in einem kleinen Betrieb und liebte es, Dinge zu verwalten. Sie kümmerte sich um die administrativen Themen und hatte die Verantwortung für den Sekretariats- und Verwaltungsbereich. Missy hatte einen Schneider-Kugelschreiber, einen Schreibblock, ein modernes Wahlscheibentelefon, eine Schreibmaschine und einige Aktenschränke. Mehr brauchte sie nicht, um ganz-und-gar berufsglücklich zu sein.

Unsere Assistentin von heute

heißt Alice, sie ist ein begeisterter Verwaltungsmensch.

Alice arbeitet in einem mittelständischen Unternehmen im sozialen Bereich. Sie unterstützt, organisiert und plant. Sie gestaltet und denkt mit. Alice ist eine exzellente Anwenderin verschiedener Tools und modernster Software. Im Office ist sie zuhause und zu Hause ist ihr Homeoffice. Sie arbeitet gerne mit Menschen, aber auch mit Zahlen, Statistiken und Auswertungen, völlig papierlos, und hat viel Spaß dabei. Sie hat gern Feierabend und geht dann auch gern feiern. Aber wie schafft Alice das in einem Sektor, der bürokratischer oft nicht sein könnte?!

Mit mis:sy von heute,

dem genialen Management Informationssystem. Denn mis:sy:

  • macht das Verwalten einfach

  • erfindet nicht nur das Rad neu, mis:sy optimiert tatsächlich Prozesse

  • digitalisiert die Verwaltung und bietet viel Freude im Arbeitsalltag

  • verschlankt die Arbeitsprozesse und ermöglicht so nicht nur einen pünktlichen Feierabend

  • liefert auf Knopfdruck Informationen, die das Controlling zum Kinderspiel machen

  • filtert, gruppiert und sortiert alles, was das Herz (oder der Chef) sich wünscht

  • ersetzt unzählige Excellisten

  • erstellt aus den eingepflegten Daten verschiedene Auswertungen und Verknüpfungen

  • braucht nur einen Laptop und eine gute Internetverbindung, um starten zu können

  • entwickelt sich immer weiter und kann so mit der Zeit und den Anforderungen von Alice Schritt halten

    Das alles ganz individuell nach ihrem Bedarf!

Die ganze Verwaltung in einer Software

Mitarbeiter

Sie sind der Dreh- und Angelpunkt eines jeden Dienstleisters der Sozialen Arbeit. Oft arbeiten sie mit Zeitkonten oder im Schichtbetrieb. Jedenfalls meist in komplexen Arbeitszeit- und Gehaltsmodellen. Diese übersichtlich und transparent abzubilden schafft Vertrauen und ist entscheidend für ein effizientes Backoffice.

  • Hierüber sind Mitarbeiter und Klient in der Anwendung miteinander verknüpft.

    Für die Vertragserstellung sind verschiedene Templates im System hinterlegt.

  • Ort der Leistungserbringung - Schule, Kita oder anderer Förderort an dem die soziale Dienstleistung erbracht wird.

  • Jeder Mitarbeiter kann einem Team zugeordnet werden. Entsprechend bietet mis:sy für Auswertungen und Reports Sortier- und Filtermöglichkeiten an.

  • Alle Mitarbeiterdaten auf einen Blick: Kontakt- und Vertragsdaten, sowie die Gehaltsentwicklung.

Klienten

Sie stehen im Mittelpunkt allen Tuns und Handelns der sozialen Arbeit. Die freien Träger der Jugend- und Familienhilfe werden von den Kosten- und Leistungsträgern über Bewilligungen beauftragt ihnen am Förderort soziale Dienstleistung zukommen zu lassen.
Je besser das Backoffice organisiert ist, desto mehr Ressourcen stehen für fachlich hochwertige Arbeit zur Verfügung.

  • Ort der Leistungserbringung - Schule, Kita oder anderer Förderort. Hier beim Klienten und vorher schon beim verknüpften Mitarbeiter hinterlegt.

  • Rechtsgrundlage, Umfang und Dauer der Kostenzusage.

  • Pädagogische und wirtschaftliche Ansprechpartner beim Kosten- und Leistungsträger mit Kontaktdaten.

  • Aktuelle Übersicht über Anzahl der Klienten, der Begleit- und berechneten Ausbezahlstunden. Zudem Informationen über die Gesamtanzahl der Förderorte und Kosten- und Leistungsträger.

Checklisten …

In der Heterogenität des Backoffice-Alltags im Sozialen Bereich ist es entscheidend den Überblick zu bewahren. Für den laufenden Betrieb aber auch mit Perspektive. Führungszeugnisse, Impfnachweise, Einverständniserklärungen müssen lückenlos vorhanden sein. Damit das Team (und die Geschäftsführung) mit einem guten Gefühl in den Feierabend gehen kann.

  • Mal schnell checken, ob von einem bestimmten Mitarbeiter die Fotoeinwilligung vorliegt, oder wer einen BAV Vertrag hat, wer wurde EGZ-gefördert, oder von wem fehlt noch der Impfnachweis für die Masernimpfung. Bei wie vielen Mitarbeitern liegt ein GdB vor, wer hat an welchen Fortbildungen teilgenommen.

    Diese Liste lässt sich beliebig erweitern, je nach dem, worüber man einen Überblick haben möchte.

  • Stundenplan, Jahresplanung der Schulen, Klientenfragebogen, Steckbrief, DSGVO-Erklärung, Elternunterlagen u.ä. Was fehlt und müsste noch angefordert werden.

    Diese Liste unterstützt eine lückenlose Dokumentation der wichtigsten Dokumente, die beim Klienten hinterlegt werden.

  • Auf einen Blick sehen, ob von allen Mitarbeitern ein gültiges Führungszeugnis vorliegt.

    Es gibt eine Erinnerungsfunktion vor Ablauf der Gültigkeit, die automatisch per E-Mail an die entsprechende Teamassistenz geschickt wird.

  • Wer hat im kommenden Monat Geburtstag. Wie viele Gutscheinkarten müssen bestellt werden.

    Auch hier gibt es die Sortier- und Filtermöglichkeit. So kann z.B. ein Teamleiter für sich nur die eigenen Teammitglieder filtern, um ihnen zu gratulieren.

    Es gibt eine Erinnerungsfunktion, die eine E-Mail mit einem vorgefertigten Gruß-Text versendet.

  • Auf einen Klick nachsehen, welche Mitarbeiter z.B. in Detmold wohnen, oder nach einem bestimmten Mitarbeiter suchen, oder nach PLZ sortieren. Wie viele männliche und weibliche Mitarbeiter hat das Unternehmen.

    Die Adress-Liste für einen Seriendruck verwenden.

    Die eigenen Sortier- und Filter-Einstellungen kann man speichern. Die lassen sich jederzeit verändern, die Reihenfolge der Spalten verschieben, Ansicht anpassen, wie man es gerne haben möchte.

  • Welcher Vertrag gehört zu welchem Mitarbeiter. Konditionen und Laufzeit des Vertrags. Ablage der Vertragsdokumente. Kündigungsfrist mit Erinnerungsfunktion per E-Mail. Gesamtkosten im Überblick.

  • Wenn ein Mitarbeiter einen Büroschlüssel, Hard-/Software oder sonstige Arbeitsmittel des Unternehmens ausgehändigt bekommt, wird dies in der Ausleihliste dokumentiert.

Auswertungen

Das Vorhandensein großer Datenmengen an sich bringt uns noch nicht voran. Erst die Aufbereitung von Daten in Abhängigkeit von der jeweils gesetzten Fragestellung liefert Entscheidungsgrundlagen und Überblicke.

  • Sobald in mis:sy ein Vertrag erstellt, oder eine Gehaltserhöhung geschrieben wurde, ist das Gehalt hier zu sehen.

    Die Summe aller Gehälter wird in der Instant-Übersicht angezeigt. Sowie die vertraglichen Wochenstunden und berechneten Ausbezahlstunden, Mitarbeiteranzahl usw.

    Die Sortier- und Filtermöglichkeiten lassen auch hier mit ein paar Klicks die gewünschte Auswertung sehen. Ob man nach Stundenlohn auf- bzw. absteigend sortieren, oder die Gehälter pro Team sehen möchte, Mitarbeiter nach Eintrittsdatum filtert, oder die befristeten von unbefristeten Verträgen getrennt sehen möchte. Zu jeder Auswertung gelangt man schnell und einfach, indem man die Einstellungen entsprechend anpasst.

  • Welcher Klient ist mit welchem Mitarbeiter/Team verknüpft. Für welchen Zeitraum und in welchem Umfang wurde die Maßnahme bewilligt.

    Jede Teamleitung hat hier den Überblick über die zu betreuenden Klienten und Mitarbeiter.

  • Wie stark ist das Wachstum im Unternehmen, wie hoch die Personalfluktuation. Diese Auswertung bekommt man hier auf Knopfdruck. Alle Zu- und Abgänge werden z.B. nach Jahren in einem Diagramm dargestellt.

  • Welches Medium (Buch, DVD) aus der firmeninternen Bibliothek wurde wie oft ausgeliehen. Von welchen Mitarbeitern. Mit Ausleih- und Rückgabedatum. Mit “Warteliste-Funktion”.

Alles hängt zusammen

Beschleunigen Sie Ihre Backoffice-Prozesse. Daten müssen nur einmal eingegeben werden und können für sämtliche Auswertungen genutzt werden.
Erstellen Sie Arbeitsverträge direkt aus dem System und verschicken Sie Links für die Eingabe der abrechnungsrelevanten Informationen direkt ins System an Ihre zukünftigen Mitarbeiter - natürlich abgesichert mit Einmalcode.

mis:sy

    • Detaillierte Berechtigungen und Freigabeprozesse

    • Auf beliebig viele Nutzer-Accounts skalierbar

    • Zielgruppenspezifische Reports und Auswertungen

    • Multi-User-Web-Anwendung

    • Zeitlich gesteuerte Jobs und Termin-Erinnerungen

    • Aktuelle Software durch automatische Updates

    • Regelmäßige Backups

    • Integriertes Monitoringsystem

    • Betrieb: On-premises oder SaaS

    • Server-Standorte in Deutschland

    • Individuelles Corporate Design

    • Benutzerspezifische Filter und Ansichten

    • Interaktive Karten, Fortschrittsbalken und Diagramme

    • Intuitive und konfigurierbare Bedienoberflächen

    • Externe Webservices integrierbar

    • Template-Exporte in verschiedene Formate (PDF, JPG, XLSX, XML, JSON, CSV, PPTX, DOCX, HTML, MP4)

    • Integration der Anwendung in die bestehende IT-Landschaft

    • Anbindung an externe Systeme mittels Connectoren

    • Code für spezielle Funktionen mittels Plugin-Mechanismus integrierbar